SISTEMA HOTEL  permette di inserire, modificare, cancellare richieste di prenotazioni per individuali / gruppi. In particolare è possibile assegnare un numero qualsiasi di camere (anche in periodi diversi e con trattamenti diversi) avere tre tipi di annotazioni (per il check-in, per la gestione della camera e generali), fare verifiche incrociate con il n.voucher, creare preventivi di spesa, controllare le opzioni in scadenza, effettuare l'assegnazione automatica delle camere e molto altro…

 2.       Gestione Individuali / Famiglie / Gruppi (Check-In)

SISTEMA HOTEL permette la registrazione all'arrivo del Cliente con collegamento alla prenotazione o per check-in diretto, la gestione come individuali, famiglie o gruppi al fine della stampa schede di notifica per la questura, la ricerca diretta dall'archivio storico delle anagrafiche Clienti/Ditte, la consultazione immediata dello storico dei soggiorni (per conoscere velocemente i prezzi applicati precedentemente, le camere assegnate ecc.), l'assegnazione del trattamento in base ai listini creati o con importo libero, l'intestazione del conto per la fatturazione.

 3.       Documenti di Legge

SISTEMA HOTEL prevede la stampa dei documenti di legge necessari nelle normali procedure alberghiere come le schedine di P.S., il Registro Arrivi (ex Libro Questura) e il modello ISTAT che è presente in diverse versioni per potersi adeguare alle esigenze dell'ufficio di zona. Le Schedine P.S. possono essere stampate integralmente su carta bianca o compilando i modelli prestampati solitamente utilizzati.

 4.       Gestione Conto Cliente

SISTEMA HOTEL concentra in un'unica pagina tutto le funzioni necessarie alla gestione del conto del Cliente, inserimento e modifica degli addebiti, stampa del conto proforma (anche con richiamo automatico dei conti extra di un intero gruppo), il trasferimento di addebiti su altri conti, la gestione di un numero illimitato di conti per Cliente, il controllo dettagliato delle telefonate effettuate dal Cliente quando richiesto fino alla fatturazione del conto stesso.

5.       Fatturazione (Ordinaria / Accompagnatoria)

SISTEMA HOTEL prevede la stampa di ricevute fiscali e/o fatture, con modalità di pagamento multiple o con corrispettivo non pagato, l'emissione di ricevute accompagnatorie per ospiti di Agenzie/Ditte, la possibilità di decidere quale conto fatturare quando si è in presenza di diversi conti, l'effettuazione del Check-Out o meno alla chiusura del conto.

6.       Riepilogative (su Accompagnatorie)

SISTEMA HOTEL permette la stampa dei documenti Riepilogativi per Ditte e Agenzie a riepilogo dei soggiorni maturati in un arco di tempo, l'emissione è possibile sia come fattura che come ricevuta, può essere resa compatta o dettagliata con tutte le informazioni dei soggiorni fatturati, consentendo inoltre una stampa proforma prima del documento vero e proprio. Questo riepilogo è disponibile anche per i buoni pasto e il saldo Voucher delle Agenzie).

7.       Note di Credito

SISTEMA HOTEL fornisce la possibilità di emettere Note di Accredito su documenti precedentemente stampati (Ricevute e/o Fatture) sia per l'importo complessivo sia per un importo parziale, lo storno può essere indirizzato al Credito Sospeso o alla cassa a seconda della necessità, automaticamente la produzione sarà corretta per avere informazioni sempre precise.

SISTEMA HOTEL prevede anche la fatturazione di servizi non forniti ai Clienti ospiti, la gestione degli esterni permette la contabilizzazione di reparti come Ristorante, Sale Congressi, Bar, Fitness, Campi Sportivi, Servizi Spiaggia o altro.

9.       Gestione Caparre / Acconti

SISTEMA HOTEL permette l'inserimento delle caparre fin dalla prenotazione, il controllo delle caparre incassate, il controllo delle caparre in scadenza e la gestione delle stesse nella cassa giornaliera. E' inoltre possibile emettere documenti fiscali per acconti ricevuti, controllare nell'apposito registro gli acconti rientrati e quelli che ancora devono rientrare, il richiamo al momento del Check-Out e della stampa del conto proforma è automatico.

10.    Controllo Corrispettivi

SISTEMA HOTEL fornisce un aiuto alla parte contabile del lavoro con la stampa dei corrispettivi, da questo tabulato è possibile ottenere tutti i dati necessari alla trascrizione nel registro corrispettivi fiscale. Su richiesta è possibile attivare un collegamento diretto al software di contabilità utilizzato dall'Hotel stesso.

11.    Gestione Cassa giornaliera / periodica

SISTEMA HOTEL aiuta il passaggio delle consegne al cambio turno e il controllo della situazione di cassa con un tabulato che fornisce entrate del giorno da documenti fiscali, incassi esterni (es. registratori di cassa del basr), depositi effettuati, fondo cassa, uscite per prelievo, uscite per note di credito su documenti pagati, riepilogo per forme di pagamento, totali per contanti, carte di credito, movimenti extra cassa, totale cassa effettivo.

12.    Gestione Crediti Sospesi

SISTEMA HOTEL gestisce un archivio dei documenti emessi con corrispettivo non pagato, ne permette la consultazione per ditta e/o periodo, provvede a registrare i pagamenti avvenuti e restituisce un tabulato con il riepilogo dei pagamenti registrati. E' possibile abbinare varie stampe come le lettere di accompagnamento, le lettere di sollecito, ecc.

13.    Controllo movimenti sulle Carte di Credito

SISTEMA HOTEL prevede un controllo incrociato dei versamenti della banca sui pagamenti con carte di credito, situazione del saldo, estratti conto dettagliati, registrazione dei versamenti sono disponibili in qualsiasi momento servano.

14.    Controllo Occupazione

SISTEMA HOTEL tiene sempre sotto controllo l'occupazione realizzata giorno per giorno, passata presente e futura, con la previsione presenze è possibile gestire l'organizzazione del personale ai vari reparti (cucina, sala, piani ecc.)

15.    Stampe Riepilogative presenze giornaliere / mensili /  annuali

SISTEMA HOTEL fornisce tabulati di riepilogo delle presenze realizzate divise per Nazioni, per Province, per Regioni e per Tipologia di Cliente, tutto questo permettendo un attenta analisi del mercato a cui rivolgersi.

16.    Controllo Presenze / Camere Vendute

SISTEMA HOTEL fornisce tabulati di riscontro sul lavoro realizzato in riferimento alle camere vendute, alle presenze fatte, documento con percentuali di occupazione e realizza un progressivo mensile e annuale per sapere quanto ci si avvicina al 100% di occupazione globale.

17.    Controllo Produzione

SISTEMA HOTEL fornisce la situazione vendite giornaliera, mensile e annuale su tutti i reparti gestiti, non ci sono limiti di dettaglio dal totale venduto di Ristorante nell'anno al numero di caffè in una certa data.

18.    Archivi storici delle Anagrafiche Clienti / Ditte

SISTEMA HOTEL mantiene le anagrafiche dei Clienti e delle Ditte permettendo un veloce e preciso recupero delle stesse al momento del Check-In e/o della Prenotazione, questi archivi sono utilizzabili poi per il mailing e per gestire tutte quelle informazioni necessarie al Check-In (Note sul Cliente, richieste abituali, numeri di telefono, prezzi praticati ecc.)

SISTEMA HOTEL non dimentica nulla, non ci sono limiti ai periodi archiviabili ed in ogni momento è possibile sapere quando il Cliente ha soggiornato, il fatturato maturato, le camere utilizzate, i prezzi e i trattamenti assegnati. Per Clienti e/o Ditte.

20.    Main Courante

SISTEMA HOTEL fornisce, alla chiusura della giornata, un tabulato completa della situazione addebiti giornaliera di ogni camera divisa per reparto (personalizzabile), della situazione contabile riepilogata di ogni camera, la quadratura dei sospesi e degli importi a credito.

21.    Controllo Piano Pasti

SISTEMA HOTEL fornisce ai reparti un completo resoconto dei pasti necessari (Colazioni, Pranzi e Cene) nel  periodo richiesto, riferendosi ai Clienti già ospiti ed alle Prenotazioni previste tenendo conto dell'ora di arrivo per smistare pranzi e cene nel giorno di arrivo o in quello di partenza.

22.    Archivi di base personalizzati

SISTEMA HOTEL prevede la completa personalizzazione della struttura base di lavoro, permettendo la creazione di Sigle, Tipologie, Codici, Descrizioni, Servizi esattamente come l'hotel le ha gestite fino a quel momento.

23.    Gestione Convenzioni / Stagioni / Offerte Speciali

SISTEMA HOTEL permette la creazione di un numero illimitato di listini prezzi in riferimento alle stagioni gestite dall'Hotel e ai contratti con le Ditte o le Agenzie, è inoltre possibile creare dei calendari in cui inserire i periodi di validità di questi listini per una gestione automatica degli importi. Per una gestione dei prezzi ancora più precisa fornisce la possibilità di crearsi le Offerte Speciali per sconti particolari a seconda del periodi di soggiorno, della durata del soggiorno stesso ecc.

24.    Stampe di utilità personalizzate

SISTEMA HOTEL è fornito di moltissime stampe di aiuto per il lavoro quotidiano, ma nel caso ci fosse la necessità di altri tabulati, la Gestione Report SISTEMA HOTEL ne permette la rapida realizzazione.

25.    Modulo Fiscale / Schedina P.S. personalizzati

SISTEMA HOTEL permette di adeguarsi alla modulistica già in uso in hotel impostando il formato del modello, non è necessario quindi rivedere il formato dei documenti con notevole risparmio di tempo e di costi per l'attivazione e l'utilizzo del software stesso.

26.    Lettere commerciali / accompagnatorie / solleciti / mailing personalizzati

SISTEMA HOTEL utilizza archivi in chiaro (non codificati) in formato Microsoft Access, è quindi possibile utilizzare Word per crearsi tutti i documenti necessari collegati direttamente ai dati. E' inoltre presente un software interno per la creazione di Report da utilizzare in assenza di Word stesso.

27.    Predisposizione invio dati P.S. / ISTAT tramite web

SISTEMA HOTEL è predisposto per la creazione di files di esportazione dati anagrafici a software in dotazione agli uffici ISTAT e/o P.S. permettendo una veloce e precisa comunicazione degli stessi.